Flux

De quoi se compose un flux

Vous dessinez le flux sous forme d'étapes. Chacune fait une seule chose, et la suivante dépend de ce que le contact a fait.

• Envoyer un message : le message privé que reçoit le contact. Son prénom peut s'y insérer automatiquement. Jusqu’à cinq fichiers de votre bibliothèque de médias peuvent l’accompagner (images, vidéos, audio et documents PDF), dans les limites du canal de chaque compte. Instagram et Messenger acceptent des images jusqu’à 8 Mo et une vidéo, un audio ou un PDF jusqu’à 25 Mo. WhatsApp accepte des images jusqu’à 5 Mo, une vidéo et un audio jusqu’à 16 Mo et un PDF jusqu’à 100 Mo. Un fichier qu’un des comptes du flux ne peut pas envoyer est grisé, avec la raison. Vous pouvez ajouter jusqu’à trois boutons de lien qui ouvrent une page. Ils font partie des trois mêmes boutons que la question qui suit.
• Répondre au commentaire : une réponse publique sous la publication. Écrivez jusqu'à cinq formulations, dont une est choisie par commentaire, pour qu'une publication très commentée ne reçoive pas toujours la même réponse.
• Attendre : patientez avant l'étape suivante, de quelques secondes à 23 heures. Une attente plus longue se réveillerait en dehors de la fenêtre pendant laquelle la plateforme vous laisse encore répondre.
• Attendre une réponse : proposez jusqu'à trois boutons et envoyez chaque réponse sur son propre chemin, avec un chemin distinct pour l'absence de réponse. Les boutons partent avec le message qui précède cette étape : posez-y la question. Le flux attend une réponse pendant sept jours au maximum.
• Demander une information : demandez une adresse e-mail, un numéro de téléphone ou une ligne de texte, et conservez la réponse valide sur le contact sous le nom de votre choix. Une réponse valide, une réponse non valide et l’absence de réponse prennent chacune leur propre chemin. La réponse peut servir dans les messages suivants et être vérifiée dans une condition. Elle apparaît dans les détails du contact et dans l’export des contacts depuis Messages. Sur Messenger, le contact peut toucher sa propre adresse au lieu de la saisir.
• Condition : bifurquez selon une étiquette, une information enregistrée, le canal ou les heures d'ouverture. Les heures d'ouverture vont de 9 h à 18 h dans le fuseau de votre espace de travail et ne sont pas encore configurables.
• Ajouter une étiquette, Retirer une étiquette, Définir un détail : retenez quelque chose du contact pour le relire plus tard.
• Passer à un humain : met les flux en pause sur cette conversation et laisse une note à l'équipe.
• Fin : le flux s'arrête ici.

Ce qui démarre un flux

Un flux répond à un message, et deux flux ne répondent jamais au même « bonjour ». Quand plusieurs flux correspondent à un message, c'est le plus spécifique qui répond : une mention dans une story, une réponse à une story ou un lien de référence passe avant un premier message, et un premier message avant n'importe quel message. Entre des flux tout aussi spécifiques, c'est le premier créé qui répond.

• Message reçu : tous les messages, ou seulement ceux qui correspondent à vos mots-clés.
• Premier message : la première ligne d'une nouvelle conversation.
• Commentaire reçu : le schéma « commentez un mot, recevez un message privé ». Choisissez n'importe quelle publication, ou plusieurs en particulier. Il fonctionne sur les comptes Instagram et sur les Pages Facebook, et une Page Facebook ne déclenche un flux de commentaire que si vous la sélectionnez dans Comptes.
• Réponse à une story : quelqu'un répond à votre story.
• Mention dans une story : quelqu'un mentionne votre compte Instagram dans sa propre story. Instagram ouvre une conversation par message privé et le flux y répond. Cela ne fonctionne que sur Instagram, et un compte privé ne le déclenche que s'il vous suit. Une mention n'a pas de texte : les mots-clés ne s'appliquent donc pas.
• Lien de référence : un lien qui porte une référence que vous définissez, pour savoir d'où vient la personne.
• Menu ou brise-glace : quelqu'un appuie sur un brise-glace, sur le bouton Démarrer ou sur un élément de menu qui pointe vers le flux. Vous les configurez dans Menu et brise-glaces, dans la boîte de réception.

La liste des Flux affiche, sous le nom de chaque flux, une phrase indiquant ce qui le démarre, pour distinguer des flux voisins.

Créer un flux

1. Ouvrez Flux dans le menu et choisissez un flux prêt à l'emploi : commenter un mot et recevoir le message, répondre à un mot-clé, accueillir un premier message, transformer une réponse à une story en conversation ou remercier ceux qui vous mentionnent dans leur story. Chacun arrive avec son déclencheur déjà configuré, et Partir d’une page blanche reste disponible.
2. Cliquez sur le bloc sombre Quand, en haut du canevas, pour vérifier ce qui démarre le flux (un flux prêt à l'emploi l'a déjà rempli) ou le choisir vous-même. Les réglages s'ouvrent à côté du canevas, ou dans un panneau qui monte du bas sur téléphone. Ajoutez des mots-clés et définissez la comparaison : contient, exact ou commence par.
3. Choisissez les comptes sur lesquels il répond. Si vous n'en cochez aucun, il répond sur tous les comptes de messagerie de l'espace de travail. Un flux de commentaire fait exception : sans compte coché, il répond sur tous les comptes Instagram, et sur une Page Facebook seulement si vous la cochez.
4. Dans Étapes, dessinez ce qui se passe, puis cliquez sur Enregistrer. Une étape incomplète le signale sur sa propre carte, avant l'enregistrement.
5. Regardez l'indicateur de l'en-tête (Prêt à activer ou le nombre de choses restantes), réglez ce qu'il liste, puis activez le flux.

Un nouveau flux démarre désactivé : personne ne reçoit rien tant que vous ne l'activez pas. Au moment de l'activer, PostRite vous montre d'abord à quoi il répond et sur quels comptes. Un flux sans mots-clés répond à tous les messages, et mieux vaut le savoir avant.

Travailler sur le canevas

Le flux se dessine de haut en bas : d'abord le déclencheur, puis les étapes.

• Le déclencheur est le premier bloc. Il affiche Quand dans un bloc sombre, suivi de ce qui démarre le flux. Cliquez dessus pour ouvrir ses réglages à côté du canevas, ou dans un panneau qui monte du bas sur téléphone. Il n'y a plus d'onglet Déclencheur : les onglets sont Étapes et Conversations. Sur téléphone, la liste et la carte alternent en haut, et Conversations, Renommer et Supprimer sont dans le menu ⋯.
• Ajouter une étape. Sous chaque sortie qui ne mène encore nulle part, un + ajoute une étape sur place, déjà reliée, choisie dans une liste regroupée en Parle au contact, En silence et Termine. Le bouton Ajouter une étape au-dessus du canevas, à côté de Résultats et Tester, ouvre la même liste, et vous pouvez toujours faire glisser les étapes pour les déplacer. Les rôles inférieurs à administrateur voient le flux, mais pas ces commandes.
• L'indicateur d'état. Tant qu'un flux est désactivé, l'en-tête indique combien de choses restent à faire avant de pouvoir l'activer, ou qu'il est prêt. En l'ouvrant, on voit ce qui est fait, ce qui manque et les avertissements ; un clic sur un élément manquant mène à l'étape. Quand le flux est prêt, le même panneau a le bouton Activer, qui demande toujours confirmation et montre à qui le flux répondra. L'activation lance la version enregistrée : enregistrez donc d'abord vos modifications.
• Sur téléphone, les étapes s'affichent par défaut sous forme de liste, avec un sélecteur Liste | Carte. La liste lit le flux de haut en bas, chaque branche étant titrée par sa réponse (par exemple « S’il répond … » ou « S’il ne répond pas ») avec une ligne en pointillés Ajouter une étape là où une sortie ne mène encore nulle part. Carte est le canevas, pour voir le flux en entier.

Tester un flux

Le bouton Tester simule une conversation avec le flux tel qu'il est dessiné sur le canevas, modifications non enregistrées comprises. Rien n'est envoyé, et c'est possible quel que soit le rôle.

• Vous jouez le contact : touchez un bouton de réponse, saisissez une réponse ou choisissez Ne répond pas.
• À une condition, il n'y a pas de vrai contact à vérifier : vous choisissez la branche à suivre.
• Le test s'arrête à une étape incomplète et vous dit ce qui manque.
• Il s'arrête aussi là où s'arrêterait une exécution réelle : quand une personne prend le relais, à la fin du flux, si la réponse n'arrive pas à temps, ou après le même nombre d'étapes qu'une exécution réelle, pour qu'une boucle ne se répète pas indéfiniment.

Voir ce qui s'est passé à chaque étape

Le bouton Résultats (sur ordinateur) dessine sur chaque étape combien de conversations y sont arrivées, combien ont suivi chaque branche et où elles se sont arrêtées ou ont échoué. Il ne compte que les conversations les plus récentes du flux, jusqu'à 30 : chaque chiffre porte sur cet échantillon, pas sur un total depuis toujours. Sans conversation, il le dit. Pour une conversation précise, utilisez Conversations.

Commentez le mot, recevez le message

C'est le flux que presque tout le monde veut, et celui qui s'accompagne du plus de règles. Démarrez-le depuis un commentaire, puis :

• Choisissez n'importe quelle publication, ou plusieurs en particulier, par leur miniature. La liste correspond au fil du compte : les publications faites ailleurs y figurent aussi, pas seulement celles envoyées par PostRite. Pour une Page Facebook, elle montre les publications de la Page elle-même, pas celles que les visiteurs y écrivent, et un flux sans publication choisie y répond aussi. Sur une publication boostée, les commentaires laissés sur la publicité comptent aussi.
• Définissez les mots-clés qui le déclenchent et la façon de les comparer.
• Ajoutez une étape Répondre au commentaire pour répondre publiquement.
• Envoyez ensuite le message privé. Il atteint une personne qui a commenté sans jamais vous écrire, le seul cas que les plateformes autorisent.

Ce message privé est une ouverture unique : les plateformes autorisent une seule réponse privée par commentaire, et seulement pendant environ une semaine après sa publication. Un commentaire plus ancien est consigné dans les exécutions du flux comme trop ancien, et rien n'est envoyé. Il emporte le texte et ses boutons. Les fichiers de cette étape sont laissés de côté, car chacun serait un message de plus, et un bouton de lien s’écrit dans le texte sous forme d’adresse. Ensuite, la fenêtre de réponse normale s’applique (voir Chat).

Si un flux de commentaires est déjà activé sans publication choisie, il répond désormais aux commentaires de toutes les publications du compte, y compris celles publiées en dehors de PostRite, qu'il n'atteignait pas avant. Ouvrez son déclencheur et choisissez des publications pour le restreindre.

Garde-fous

Un flux écrit à de vraies personnes : plusieurs limites le retiennent donc par défaut.

• Un flux par message : deux flux ne répondent jamais au même « bonjour ».
• Un délai minimum et un plafond quotidien, tous deux par contact, pour que personne ne reçoive de réponses en boucle.
• Un budget d'étapes, pour qu'un menu qui revient sur lui-même finisse par s'arrêter.
• Un historique qui note aussi les exécutions qui n'ont rien fait, et pourquoi. C'est la réponse à « mon flux n'a pas répondu ».
• Mettre les flux en pause sur une conversation arrête d'un coup tous ses flux.

Quand une personne doit prendre le relais

Placez une étape Passer à un humain là où le flux a fait tout ce qu'il pouvait faire d'utile : il se met alors en pause sur cette conversation. Toute personne qui peut modifier (un éditeur, un administrateur ou le propriétaire) peut aussi le mettre en pause à la main depuis le panneau du contact dans Messages, ce qu'un lecteur ne peut pas faire. Aucun nouveau flux ne démarre tant qu'une conversation est en pause. Les messages envoyés par un flux sont signalés dans la conversation, pour que la personne qui reprend voie ce qui a déjà été dit.

Combien de flux vous pouvez avoir

Le nombre de flux qu'un espace de travail peut contenir dépend de votre offre, et la page des tarifs indique le nombre pour chacune. Rien n'est supprimé si vous passez à une offre plus petite : les flux en trop cessent simplement de répondre, et le disent dans leur historique, jusqu'à ce que vous repassiez à une offre supérieure. Tant que l'abonnement est restreint, aucun flux ne s'exécute, et les flux qui attendent un contact sont fermés. Vous pouvez toujours modifier les flux.