Abläufe

Woraus ein Ablauf besteht

Du zeichnest den Ablauf als Schritte. Jeder tut genau eine Sache, und der nächste ergibt sich daraus, was der Kontakt getan hat.

• Nachricht senden — die Direktnachricht, die der Kontakt bekommt. Nutze seinen Namen, er wird eingesetzt. Bis zu fünf Dateien können mitgehen.
• Auf den Kommentar antworten — eine öffentliche Antwort unter dem Beitrag. Schreibe bis zu fünf Formulierungen; pro Kommentar wird eine gewählt, damit sich ein viel kommentierter Beitrag nicht wiederholt.
• Warten — halte vor dem nächsten Schritt an, von ein paar Sekunden bis 23 Stunden. Dort ist Schluss, weil ein längeres Warten außerhalb des Fensters aufwachen würde, in dem die Plattform dich noch antworten lässt.
• Auf Antwort warten — biete bis zu drei Schaltflächen an und schicke jede Antwort ihren eigenen Weg, mit einem eigenen Weg für gar keine Antwort. Der Ablauf wartet bis zu sieben Tage.
• Bedingung prüfen — verzweige nach einem Label, einem gespeicherten Detail, dem Kanal oder danach, ob gerade Geschäftszeit ist. Geschäftszeit heißt 9:00 bis 18:00 in der Zeitzone deines Arbeitsbereichs und ist noch nicht einstellbar.
• Etikett vergeben, entfernen, Angabe speichern — merkt sich etwas über den Kontakt und liest es später wieder aus.
• An einen Menschen übergeben — pausiert die Abläufe in diesem Gespräch und hinterlässt eine Notiz fürs Team.
• Ende — hört hier auf.

Was einen Ablauf startet

Ein Ablauf beantwortet eine Nachricht. Zwei Abläufe antworten nie beide auf dasselbe „Hallo“.

• Eine Nachricht kommt an — jede, oder nur die, die zu deinen Stichwörtern passen.
• Jemand schreibt zum ersten Mal — die erste Zeile eines neuen Gesprächs.
• Ein Kommentar unter einem Beitrag — das Muster „kommentiere ein Wort, bekomme eine DM“. Wähle jeden Beitrag oder mehrere bestimmte. Nur Instagram: Ein Kommentar auf einer Facebook-Seite startet nie einen Ablauf.
• Eine Story-Antwort — jemand antwortet auf deine Story.
• Ein Link mit Referenz — ein Link, der eine von dir gesetzte Referenz trägt, damit du weißt, woher die Person kam.

Einen bauen

1. Öffne Automatisierungen › Abläufe und wähle einen fertigen Ablauf — Wort kommentiert und Nachricht bekommen, auf ein Stichwort antworten, die erste Nachricht begrüßen, auf eine Story-Antwort reagieren. Jeder kommt mit fertig eingestelltem Auslöser, und Leer anfangen gibt es weiterhin.
2. Im Tab Auslöser prüfst du, was ihn startet — ein fertiger Ablauf hat das schon ausgefüllt — oder wählst es selbst, ergänzt Stichwörter und legst den Vergleich fest: enthält, exakt oder beginnt mit.
3. Wähle die Konten, auf denen er antwortet. Markierst du keines, antwortet er auf allen Nachrichtenkonten des Workspace.
4. Zeichne unter Schritte, was passiert, und klicke auf Speichern. Ein noch unvollständiger Schritt sagt das auf seiner eigenen Karte, bevor du speicherst.
5. Schalte den Ablauf ein.

Ein neuer Ablauf startet ausgeschaltet, und niemand hört etwas davon, bis du ihn einschaltest. Beim Einschalten zeigt PostRite dir vorher genau, worauf er antwortet und auf welchen Konten — ein Ablauf ohne Stichwörter antwortet auf jede Nachricht, und das liest man besser vorher.

Wort kommentiert, Nachricht bekommen

Der Ablauf, den fast alle wollen, und der mit den meisten Regeln drumherum. Starte ihn über einen Kommentar, dann:

• Wähle jeden Beitrag oder mehrere bestimmte, per Vorschaubild. Die Liste ist der Feed deines eigenen Instagram-Kontos — auch anderswo veröffentlichte Beiträge stehen darin, nicht nur die von PostRite gesendeten.
• Lege die auslösenden Stichwörter fest und wie verglichen wird.
• Ergänze einen Schritt Auf den Kommentar antworten, um öffentlich zu antworten.
• Schicke danach die Direktnachricht — sie erreicht jemanden, der kommentiert, dir aber nie geschrieben hat, und das ist der einzige Fall, den die Plattformen erlauben.

Diese Direktnachricht ist eine einmalige Öffnung: Die Plattformen erlauben eine private Antwort pro Kommentar, und nur etwa eine Woche lang. Danach gilt das normale Antwortfenster — siehe Chat.

Wenn du bereits einen Kommentar-Ablauf aktiviert hast und keinen Beitrag gewählt ist, antwortet er jetzt auf Kommentare unter jedem Beitrag des Kontos — auch unter außerhalb von PostRite veröffentlichten, die er vorher nicht erreichte. Öffne seinen Auslöser und wähle Beiträge, wenn du es enger willst.

Schutzgrenzen

Ein Ablauf schreibt an echte Menschen, deshalb halten ihn mehrere Grenzen von Haus aus zurück.

• Ein Ablauf pro Nachricht — zwei Abläufe antworten nie beide auf dasselbe „Hallo“.
• Ein Mindestabstand und ein Tageslimit, beide pro Kontakt, damit niemand in einer Schleife beantwortet wird.
• Ein Schrittbudget, damit ein Menü, das auf sich selbst zurückführt, trotzdem endet.
• Ein Verlauf, der auch die Läufe festhält, die nichts getan haben, und warum — das ist die Antwort auf „mein Ablauf hat nicht geantwortet“.
• Die Abläufe in einem Gespräch zu pausieren, stoppt dort alle Abläufe auf einmal.

Wenn ein Mensch übernehmen soll

Setze einen Schritt An einen Menschen übergeben dorthin, wo der Ablauf alles Sinnvolle getan hat — er pausiert sich dann in diesem Gespräch selbst. Pausieren lässt er sich auch von Hand über das Kontaktfeld in Chat — von allen, die bearbeiten dürfen, also Editor, Admin oder Inhaberin, nicht von einem Betrachter: Solange ein Gespräch pausiert ist, startet kein neuer Ablauf. Nachrichten, die ein Ablauf gesendet hat, sind im Gespräch gekennzeichnet, damit die übernehmende Person sieht, was bereits gesagt wurde.

Wie viele Abläufe du haben kannst

Wie viele Abläufe ein Workspace halten kann, hängt von deinem Tarif ab — die Preisseite nennt die Zahl für jeden. Beim Wechsel auf einen kleineren Tarif wird nichts gelöscht: Die überzähligen Abläufe hören einfach auf zu antworten und sagen das in ihrem Verlauf, bis du wieder hochstufst.